隨著企業(yè)信息化應(yīng)用與需求的不斷增長和多樣性，信息系統(tǒng)也需要走專業(yè)化、多樣性的建設(shè)之路。這是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然結(jié)果。作為信息系統(tǒng)的一部分：OA系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)過不斷的發(fā)展與創(chuàng)新，已經(jīng)走向協(xié)作與知識管理相結(jié)合的發(fā)展階段，同時兼顧用戶多樣性和個性化的要求，實現(xiàn)真正的網(wǎng)上辦公與移動辦公，充分輔助現(xiàn)代企業(yè)提高現(xiàn)代化的辦公效率。

OA系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)歷以下幾個階段： 

第一階段：以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)mis系統(tǒng)或者wps、microsoft office等。它的最大特點是，應(yīng)用基于文件系統(tǒng)和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲和處理對象，強調(diào)對數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計能力。其貢獻在于把it技術(shù)引入辦公領(lǐng)域，提高了文件管理水平。但是，這種方式缺乏如收發(fā)文等群組協(xié)作工作過程的處理能力，因而其“自動化”程度是有限的。另外，由于第一代辦公自動化系統(tǒng)所需要的各類設(shè)備比較昂貴，因此，第一代辦公自動化只有那些經(jīng)濟實力比較強的企事業(yè)單位才能夠使用。 

第二階段：以工作流為中心的協(xié)作性OA系統(tǒng)的發(fā)展。伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，軟件技術(shù)也發(fā)生了巨大的變化。辦公自動化已實現(xiàn)了以工作流為中心。這種方式徹底改變了早期辦公自動化的不足之處，以e-mail、文檔數(shù)據(jù)庫管理、復(fù)制、目錄服務(wù)、群組協(xié)同工作等技術(shù)作支撐；包含眾多實用功能和模塊，實現(xiàn)了對人、事、文檔、會議的自動化管理。

在辦公軟件方面，由louts公司推出的louts系列辦公軟件，包括louts 1-2-3、louts notes/domino等，特別是louts domino產(chǎn)品的推出，使得實現(xiàn)協(xié)作型的辦公自動化系統(tǒng)成為可能。louts domino就是一個很好的實現(xiàn)協(xié)作功能的平臺系統(tǒng)。隨后，基于lotus domino平臺的各類辦公自動化系統(tǒng)得到充分的發(fā)展。這時許多稍有實力的企事業(yè)單位都有能力實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)，可以借助OA系統(tǒng)實現(xiàn)各類文檔的傳閱與審批等協(xié)作性的工作。由于這一階段的OA系統(tǒng)在操作方面的局限性，使得OA系統(tǒng)在企事業(yè)單位的高層得不到充分的推廣，也就沒有實現(xiàn)OA系統(tǒng)最本質(zhì)的功能－輔助領(lǐng)導(dǎo)進行決策的功能。 
第三階段：協(xié)作與知識型OA系統(tǒng)的發(fā)展：經(jīng)過前兩個階段的發(fā)展，OA系統(tǒng)已經(jīng)進入快速成長期，但是，隨著用戶需求和個性化的要求，特別是隨著internet的廣泛普及，用戶對OA系統(tǒng)的要求更高，在這種背景下，OA系統(tǒng)也開始了革新。首先是oa平臺的提供者－lotus公司對louts/domino系統(tǒng)進行了徹底的升級。louts/domino r5的正式發(fā)布，標(biāo)志著第三代OA系統(tǒng)的開始實施。louts/domino r5完全支持internet和java技術(shù)，隨之，基于louts/domino r5平臺的各類b/s結(jié)構(gòu)的OA產(chǎn)品相繼開始實施。后來，隨著知識管理思想和軟件技術(shù)的發(fā)展，在瀏覽器下實現(xiàn)知識利用、手寫文檔、電子認(rèn)證等功能逐漸成為可能。同時，信息化硬件的價格也逐漸大眾化，軟件產(chǎn)品的實施價格與周期也降低到合理的位置。因此，OA系統(tǒng)在這一階段得到了廣泛的推廣應(yīng)用。 

辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)過上述三個階段，兩個飛躍過程。從以數(shù)據(jù)為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進而提升為以系統(tǒng)地運用知識為核心。在技術(shù)上，已經(jīng)不存在太大問題，現(xiàn)在的主要問題是：人的思想和制度。 
OA系統(tǒng)作為信息化系統(tǒng)的一部分，它與erp、crm等業(yè)務(wù)系統(tǒng)有著本質(zhì)的區(qū)別，OA系統(tǒng)主要的功能是輔助決策與辦公，它是將人的思想電子化，并且能夠快速的傳播給其他相關(guān)的人，同時，能夠及時的收集到所有人的反饋意見。在決策時，可以借助OA系統(tǒng)查詢各類有幫助的信息，使得自己的決策盡可能的客觀、公正、準(zhǔn)確。這才是OA系統(tǒng)的本質(zhì)。

在實際操作中，OA系統(tǒng)能夠被真正用于輔助決策與辦公的案例比較少，更多的是充作面子工程和形象工程。另外，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度也是OA系統(tǒng)能否發(fā)揮作用的重要因素。oa項目是“一把手工程”。如果領(lǐng)導(dǎo)對整個實施過程和實施結(jié)果漠不關(guān)心，對OA系統(tǒng)的思想一知半解；或者不帶頭進行電腦操作，總以為OA系統(tǒng)跟其它的信息系統(tǒng)一樣，不需要自己的親自參與，那將導(dǎo)致OA系統(tǒng)不能夠真正使用起來至少不能發(fā)揮它的本質(zhì)功能，也就失去了實施的意義。 
OA系統(tǒng)不能夠真正使用起來，還存在制度方面的問題。這里的制度包括國家的大政方針和法律法規(guī)。在OA系統(tǒng)中，所有的決策都需要進行電子身份認(rèn)證和可信度認(rèn)證。而電子化的認(rèn)證在現(xiàn)行的社會制度和法律法規(guī)中沒有得到任何支持，也就是說，在網(wǎng)上的所有認(rèn)證都不具有法律責(zé)任。而我們的個人紙質(zhì)簽名與蓋章已經(jīng)得到法律的保護，同時也為大眾所接受。因此，實現(xiàn)真正意義上的OA系統(tǒng)，還需要我們的法律法規(guī)的支持和大眾的認(rèn)可。 
所以說，OA系統(tǒng)的發(fā)展跟科學(xué)技術(shù)的發(fā)展緊密聯(lián)系，同時，也跟經(jīng)濟和社會的發(fā)展密不可分，它是人類認(rèn)知程度不斷發(fā)展的結(jié)果。